وقتی فیلم او در سال 2013 مطرح شد، این ایده که یک انسان می تواند با یک دستیار مجهز به هوش مصنوعی ارتباط برقرار کند، به سختی تصور می شد، البته کمی دیستوپیک بود. 11 سال بعد، ابزارهای هوش مصنوعی جایگزین شرکای عاشقانه (هنوز) نشده اند، اما نقش های مهمی را در محل کار ایفا می کنند. در واقع، محققان درک خود از هوش مصنوعی را از یک ابزار به یک عضو تیم مشارکتی تغییر می دهند. تحقیق کنید با این حال، دریافته است که اضافه کردن یک هم تیمی هوش مصنوعی می تواند هماهنگی، ارتباطات و اعتماد را کاهش دهد. با وجود این چالش‌ها، بسیاری از سازمان‌ها در حال یافتن راه‌هایی برای گنجاندن هوش مصنوعی در عملیات خود هستند بدون اینکه به همکاری تیم آسیبی وارد شود. آموزش و تعیین نحوه استفاده از هوش مصنوعی کلیدی است.
در Jotform، ما هوش مصنوعی را در فرآیندهای هر عملکرد تجاری یکپارچه کرده‌ایم. این پویایی تیم ما را متحول کرده است، ارتباطات را بهبود می بخشد و بهره وری را در کارهای مهم افزایش می دهد. در اینجا نگاهی دقیق تر به نحوه انجام این کار داریم.
مدیریت پروژه بدون نیاز به صبر
برخی می گویند صبر یک فضیلت است، اما در زمینه مدیریت پروژه تیمی، صبر بیش از حد ارزیابی می شود. تنگناها حرکت را از بین می برند و انگیزه را کاهش می دهند. هیچ چیز بدتر از احساس الهام و انرژی نیست، فقط مشتاقانه منتظر پاسخ یکی از اعضای تیم باشید. ناگفته نماند: زمان گرانبها تلف می شود.
ابزارهای مدیریت وظایف مبتنی بر هوش مصنوعی می توانند پویایی پروژه های تیمی معمولی را با حذف بسیاری از وابستگی هایی که باعث توقف پیشرفت می شوند، تغییر دهند. به عنوان مثال، اگر شما یک مدیر هستید، استفاده از ابزار مدیریت پروژه مبتنی بر هوش مصنوعی می‌تواند بدون نیاز به درخواست، بینشی در مورد گردش کار یک کارمند به شما بدهد. ابزارهای هوش مصنوعی می توانند راه هایی برای صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری جمعی بیابند.
الف را در نظر بگیرید پلت فرم مدیریت کار مانند آسانا: ویژگی‌های هوش مصنوعی آن می‌تواند گام‌های بعدی یک پروژه را پیشنهاد کند، گلوگاه‌های احتمالی را علامت‌گذاری کند، و بینشی درباره حجم کاری و بهره‌وری یک تیم ایجاد کند. این مانند داشتن یک عضو تیم اضافی است که به تجزیه و تحلیل و بهبود تدارکات اختصاص داده شده است، بنابراین اعضای تیم انسانی می توانند روی وظایف معنی دار تری تمرکز کنند.
کارآمد کردن تحقیقات و به اشتراک گذاری اطلاعات
یکی از دوستان وکیل یک بار در مورد دوره تحقیقات حقوقی که در دوران دانشکده حقوق گذرانده بود به من گفت. در آن روزها، تحقیقات حقوقی به شدت بر روی موتورهای جستجوی تخصصی تکیه داشت و جای تعجب نیست که تسلط بر هنر استفاده مؤثر از آنها تقریباً یک ترم کامل طول می کشید.
امروزه ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی مانند ChatGPT در حال تغییر روش انجام تحقیقات آنلاین ما هستند. با توجه به ظرفیت آن برای ساده سازی تحقیقات و اشتراک گذاری اطلاعات، منطقی است که ChatGPT جایگزین موتورهای جستجوی رایج برای تیم های سریع می شود.
با ChatGPT، می‌توانید از زبان طبیعی برای اصلاح سؤالات تحقیقاتی خود استفاده کنید و سریع‌تر به نتایج مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنید. ChatGPT می تواند تقریباً فوراً مقالات طولانی تحقیقاتی، گزارش ها و مجموعه داده ها را خلاصه کند. گاهی اوقات، این اسناد نیاز به توجه کامل شما دارند. اما زمانی که فقط به نکات کلیدی نیاز دارید، می توانید کار درک مطلب را به ChatGPT محول کنید و بینش را بین هم تیمی های خود توزیع کنید.
فرض کنید به دنبال راه حلی هستید و نمی دانید از کجا شروع کنید. ChatGPT می تواند یک ابزار مفید در فرآیند طوفان فکری، ایجاد ایده ها و رویکردهای جایگزین برای شما و اعضای تیم شما باشد. دیگر خیره شدن به یک صفحه خالی منتظر الهام گرفتن نیست. به عنوان مثال، یکی از تیم های ما در حال ایجاد محتوا در مورد Gen Z در محل کار بود و نیاز به مروری سریع از روندهای پیشرو داشت. ChatGPT کمک کرد تا توپ رو به رو شود و اعضای تیم ما را با انرژی بیشتری برای انتخاب و توسعه بهترین استراتژی محتوا اختصاص دهند.
وقتی از ابزارهای هوش مصنوعی برای تولید و تحقیق ایده‌ها استفاده می‌کنید، زمان بیشتری را برای تفکر خلاق و در نظر گرفتن دیدگاه‌های متنوع دیگر اعضای تیم اختصاص می‌دهید. در عصر هوش مصنوعی، این کاری است که کارمندان و سازمان های موفق را تعریف می کند.
شمارش کردن جلسات
جلسات ممکن است وقت گیر باشد. در یک نظرسنجی اخیر از بین 5000 کارمند دانش در چهار قاره، 78 درصد از پاسخ دهندگان گفتند که انتظار می رود آنقدر در جلسات شرکت کنند که انجام کار آنها دشوار است. جلسات نیز می تواند خسته کننده باشد. در همین نظرسنجی، 76 درصد گفتند که در روزهایی که جلسات زیادی داشتند احساس خستگی می کردند.
من طرفدار به حداقل رساندن جلسات و کاهش به روز رسانی های غیر ضروری وضعیت هستم. من می خواهم که کارمندان زمان زیادی را برای اختصاص دادن به کاری که به آنها انرژی می دهد اختصاص دهند. آنها برای ورود به حالت “جریان” به زمان کافی نیاز دارند. اما وقتی صحبت از جلسات ضروری به میان می‌آید، می‌خواهم همه بتوانند توجه کامل خود را داشته باشند. اینجاست که ابزارهای اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی برای گوش دادن و رونویسی یادداشت‌های جلسه و اطمینان از گم شدن هیچ چیز در این میان، وارد عمل می‌شوند. تیم های ما یک برنامه تشخیص گفتار هوش مصنوعی را مستقیماً در پلت فرم کنفرانس ویدیویی ما ادغام می کنند. یادداشت های جلسه به طور خودکار به عنوان متن در یک سند Google ذخیره می شوند. اگر بعداً، یکی از متصدیان نیاز به یادآوری چیزی باشد که در جلسه بحث شده است، فقط یک جستجوی سریع در Google Drive دور است.
این ابزار ساده هوش مصنوعی ما را قادر می‌سازد تا توجه خود را بر محتوای واقعی جلسه متمرکز کنیم، نه بر روی کار خسته کننده یادداشت برداری. وقتی کاملاً حضور داشته باشیم، گفتگوهای غنی‌تر، ایده‌های بهتر و یافتن راه‌حل‌های بهتری خواهیم داشت – نمونه‌ای از این که چگونه هوش مصنوعی همکاری و نوآوری را تقویت می‌کند.
هماهنگی برنامه ها
یکی از زیبایی‌های هوش مصنوعی توانایی آن در خودکارسازی ارتباطات شما و آرامش خاطر شماست. برنامه ریزی قلمرو دیگری است که در آن زمان و انرژی به طور بی مورد از دست می رود. با ابزارهای زمان‌بندی هوش مصنوعی، می‌توانید از تلاش‌های خسته‌کننده برای هماهنگ کردن چندین تقویم، که ارتباط کم‌ارزش هم نامیده می‌شود، صرفنظر کنید و هرگز نگران فراموش کردن یک رویداد در تقویم خود نباشید. حافظه کوتاه مدت به طور متوسط هفت قطعه اطلاعات را در هر زمان ذخیره می کند. چرا وقتی یک ابزار هوش مصنوعی می‌تواند این کار را برای شما انجام دهد، این فضای ارزشمند را در زمان و تاریخ جلسه هدر دهید؟
ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی مانند کلارا از پردازش زبان طبیعی برای تنظیم جلسات و مذاکره با شرکت کنندگان در جلسه استفاده کنید. می‌توانید آن را در ایمیل و تقویم خود ادغام کنید و اعلان‌ها و پیگیری‌ها را تنظیم کنید. کلارا می تواند بینش هایی را در مورد مکالمات ایمیل شما ارائه دهد تا برنامه شما را به طور موثرتری مدیریت کند.
با کلارا و ابزارهای برنامه‌ریزی هوش مصنوعی مشابه، همه افراد سازمان شما، از استخدام‌های جدید گرفته تا C-suite، می‌توانند دستیار شخصی داشته باشند و به آنها اجازه می‌دهد روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنند. از این نظر، سخت است که به هوش مصنوعی نیفتیم. ممکن است این را بگویید او بعد از همه چیز خیلی دور از ذهن نیست
