تصور کنید ، یک شرکت بزرگ یک دستیار AI سازمانی را برای ساده کردن دسترسی به اطلاعات مستقر می کند. سه ماه بعد ، آنها متوجه می شوند که برخی از کارمندان از سیاست های منسوخ استفاده کرده اند ، اشتباه با پاسخ های ارائه شده توسط chatbotبشر هوش مصنوعی با اقتدار بی بدیل صحبت می کند ، اما در حال بیرون کشیدن از اسناد فراتر رفته است که در پایگاه دانش آنها دفن شده است.
متأسفانه ، این یک سناریوی کاملاً مشترک است. اخیر مطالعه مرکز این آزمایش هشت ابزار جستجوی تولید کننده هوش مصنوعی نشان داد که چت بابات بیش از 60 ٪ از زمان هنگام استناد به اطلاعات با اطمینان اشتباه بوده است. حتی بیشتر نگران کننده است ، این سیستم ها به ندرت ابراز عدم اطمینان می کنند. بر خلاف موتورهای جستجوگر سنتی که کاربران را به سمت منابع راهنمایی می کند ، ابزارهای AI خود اطلاعات را دوباره بسته بندی می کنند ، به طور بالقوه داده ها یا بینش های نادرست را پخش می کنند. آزمایش نشان داد که خدمات حق بیمه گاهی اوقات بدتر از خدمات رایگان عمل می کردند.
همانطور که سازمان ها چت های و دستیاران هوش مصنوعی را از بین می برند ، در حال کشف این موضوع هستند که هوش مصنوعی مشکلات مدیریت اطلاعات موجود را تقویت می کند. عجله شرکتی برای استقرار این فناوری ها غالباً یک قدم مهم را پشت سر می گذارد – افزایش کیفیت و حاکمیت اطلاعاتی که این سیستم ها به آن دسترسی دارند. در حالی که AI نوید بهره وری و مزیت رقابتی را افزایش می دهد ، می تواند به راحتی به یک مکانیسم پیشرفته برای توزیع اطلاعات نادرست در سراسر سازمان تبدیل شود.
AI Chatbots در یافتن و ارائه اطلاعات به زبان طبیعی برتری دارد. با این حال ، آنها توانایی تمایز بین محتوای معتبر ، به روز و اطلاعات منسوخ ، منسوخ یا نادرست را ندارند. این یک ریسک تجاری قابل توجه ایجاد می کند ، زیرا هوش مصنوعی می تواند با اطمینان با اطمینان مطلق پاسخ های اشتباه را ارائه دهد و منجر به اشتباهات پرهزینه شود.
حال تصور کنید که این اتفاق شش از ده بار رخ داده است که کسب و کار شما به یک چت بابات متکی است تا اطلاعات مهم را از پایگاه داده شما بدست آورد. Bonanza AI می تواند به سرعت به یک کابوس تجاری تبدیل شود.
هنگامی که هوش مصنوعی با مدیریت اطلاعات ضعیف روبرو می شود
ابزارهای جستجوی سنتی ، لیستی از نتایج مربوطه را به کاربران ارائه می دهند و به آنها امکان می دهد به صورت دستی ارزیابی کنند که کدام سند قابل اطمینان ترین است. AI Chatbots، از طرف دیگر ، پاسخ مستقیم ارائه می دهد – این بدان معنی است که کاربران حتی نمی دانند که ممکن است چندین منبع وجود داشته باشد ، که برخی از آنها ممکن است منسوخ یا نادرست باشد.
در اینجا اتفاق می افتد: یک تحلیلگر مالی برای ارائه هیئت مدیره آینده به آخرین پیش بینی های سه ماهه نیاز دارد. در یک سیستم سنتی ، جستجوی آنها چندین سند را برمی گرداند – پیش بینی فعلی ، گزارش سه ماهه گذشته ، پیش نویس های اولیه و پیش بینی های منسوخ. تحلیلگر می تواند بلافاصله مشخص کند که کدام سند شامل اطلاعات معتبر مورد نیاز است.
با این حال ، هنگام استفاده از دستیار هوش مصنوعی ، تحلیلگر به سادگی می پرسد ، “پیش بینی درآمد Q2 ما چیست؟” هوش مصنوعی با یک چهره دقیق و تفکیک دقیق پاسخ می دهد – اما در واقع این داده ها را از پیش نویس منسوخ شده که بعداً تجدید نظر شد ، بیرون کشیده است. تحلیلگر با اعتماد به ارائه اعتماد به نفس ، شامل این ارقام نادرست در مواد هیئت مدیره آنها است که به طور بالقوه منجر به تصمیمات استراتژیک نادرست می شود.
اینگونه است که هوش مصنوعی به جای حل چالش های مدیریت اسناد ، در صورت عدم موفقیت شرکت ها در اجرای حاکمیت مناسب ، می تواند آنها را تشدید کند.
بدون حاکمیت اطلاعات مناسب ، سیستم های AI هرج و مرج اسناد را حل نمی کنند – آنها آن را تسریع می کنند ، و اطلاعات نادرست را با راندمان و اعتماد به نفس بیشتر از گذشته گسترش می دهند
عوامل اسناد هوش مصنوعی در واقع کار می کنند
اسناد تصمیمات تجاری را هدایت می کنند. هنگامی که کارمندان می توانند اطلاعات دقیق را به سرعت پیدا کنند ، شرکت ها سریعتر حرکت می کنند. هنگامی که آنها نمی توانند ، بهره وری رنج می برد و فرصت ها از دست می روند و اشتباهات پرهزینه می تواند رخ دهد.
ابزارهای اسناد هوش مصنوعی مشکلات خاص را با نتایج مشخص حل می کنند. بررسی قرارداد که روزها تیم های حقوقی طول کشید ، اکنون ساعت ها اتفاق می افتد. نمایندگان خدمات مشتری به جای چند دقیقه جزئیات دقیق سیاست را در ثانیه می یابند. تیم های مالی به جای اینکه به صورت دستی وارد شوند ، داده ها را از هزاران فاکتور به طور خودکار استخراج می کنند.
هنگامی که مردم وقت کمتری را برای شکار برای اطلاعات می گذرانند ، وقت بیشتری را با استفاده از آن می گذرانند. تیم ها به دلیل داشتن اطلاعات کامل ، تصمیمات بهتری می گیرند. آنها سریعتر پاسخ می دهند زیرا منتظر پردازش اسناد نیستند. آنها الگوهای هزاران سند را شناسایی می کنند که داوران انسان هرگز به آن وصل نمی شوند.
سیستم های اسناد هوش مصنوعی موانع بین افراد و اطلاعات مورد نیاز خود را برطرف می کنند و به کارکنان این امکان را می دهد تا به جای جستجوی پرونده ها ، روی کار با ارزش بالا تمرکز کنند.
از زمان سینک به دارایی استراتژیک – نتایج قابل اندازه گیری
سیستم های اسناد دارای هوش مصنوعی بازده بتونی را ارائه می دهند. سازمان هایی که این ابزارها را اجرا می کنند ، پیشرفت های خاص زیر را گزارش می کنند:
- تیم شما وقت خود را برمی گرداند. افراد واقعی – تحلیلگران ، مدیران و متخصصانی که مشاغل شما را اداره می کنند – بخش بزرگی از هفته کاری خود را به عنوان هوش مصنوعی بازپس می گیرند ، اسناد را که زمانی ساعت ها از روز خود مصرف می کردند ، دست به دست می دهند. این فقط مربوط به معیارهای کارآیی نیست ؛ این در مورد دادن زمان به مردم برای کارهایی است که آنها را انرژی می بخشد: حل مسئله خلاق ، ایجاد روابط و تفکر استراتژیک-عناصر منحصر به فرد انسانی که واقعاً تجارت را به جلو سوق می دهند.
- هزینه های عملیاتی بدون قربانی کردن کیفیت کاهش می یابد. سازمان ها با خطاهای کمتری ، کار مجدد کمتر و زمان پردازش بسیار سریعتر ، شاهد کاهش هزینه در ادارات سنگین اسناد مانند حقوقی ، امور مالی و انطباق هستند.
- قوام به جای استثنا تبدیل می شود. بسته به اینکه چه کسی آنها را اداره می کند ، تفاوت بیشتری در نحوه پردازش اسناد وجود ندارد. سازمان ها نتایج قابل اعتماد و مداوم دریافت می کنند ، چه پردازش ده سند یا ده هزار در بخش های مختلف.
- سازگاری از نگرانی مداوم به فرایند پس زمینه تغییر می کند. مسیرهای حسابرسی روشن ، اجرای خودکار سیاست و بررسی های انطباق پیشگیرانه اطمینان حاصل می کند که الزامات نظارتی بدون نظارت مداوم انسانی برآورده می شود.
- مخازن اسناد از مراکز هزینه به دارایی های استراتژیک تبدیل می شوند. هوش مصنوعی به اتصالات سطحی و بینش هایی که در غیر این صورت دفن می شوند ، کمک می کند و بایگانی اسناد را به منابع ارزشمند هوش تجاری و مزیت رقابتی تبدیل می کند.
- مقیاس پذیری یکپارچه می شود. سازمان ها می توانند قابلیت های پردازش اسناد خود را در کنار گسترش تجارت بدون چالش های معمول استخدام اضطراری یا بحران بودجه در هنگام افزایش حجم اسناد به طور ناگهانی افزایش دهند.
یک فصل جدید در مورد اطلاعات تجاری
تأثیر مدیریت اسناد مدرن فراتر از معیارهای کارآیی است. از هرکسی که ساعت ها در جستجوی یک بند قرارداد بحرانی یا انتظار برای مصوبات است ، بپرسید – تفاوت در کار روزانه قابل توجه است.
عوامل مستند هوش مصنوعی در حال تغییر نحوه کار ما با اطلاعات ، برقراری ارتباط و تصمیم گیری هایی هستند که افراد داخل و خارج از سازمان های ما را تحت تأثیر قرار می دهد. این تغییر باعث می شود شغل ها از بین بروند یا آنها را تعریف مجدد کنند – همانطور که فناوری معمولاً انجام می شود – دیده می شود. اما نحوه مدیریت مشاغل در حال حاضر اساساً در حال تغییر است.
