ردیابی زمان مدت هاست که منبع تنش در محیط کار بوده است. مطمئناً ، بر روی کاغذ ، نوید تمرکز بیشتر و بهره وری بهتر است. با این حال ، در عمل ، اغلب فقط یک کار دیگر یا حتی بدتر از آن شکل ظریف نظارت می شود. و هنگامی که ابزارهای شفاف یا مزاحم را اضافه می کنید ، به جای وضوح اصطکاک می گیرید.
نتیجه؟ تیم ها اعتماد به روند را از دست می دهند. چه چیزی باید ابزاری برای بینش باشد که مانند میکرومان مدیریت احساس می شود. و با این حال ، ما به وضوح آن را درست نمی کنیم. یک مطالعه نشان می دهد که متوسط کارگر فقط به مدت 2 ساعت و 53 دقیقه در روز تولید می شود. یعنی کمتر از یک سوم از روز کاری. بقیه وقت؟ در جلسات ، تعویض زمینه های بی پایان ، چند وظیفه ای و فشار به نظر می رسد. در واقع تولیدی نیست ، فقط شبیه آن است.
ردیابی زمان قرار بود به حل این مسئله کمک کند. اما بدون دید در نحوه صرف زمان در واقع ، تیم ها حدس می زنند. هنگامی که ابزارهایی که برای کمک به احساس بیشتر شبیه به میکرومان مدیریت می شوند ، به فرسایش اعتماد می کنند. بنابراین ، آنچه لازم است تغییر در نحوه درک زمان و چگونگی اندازه گیری آن است. یکی که از کنترل و به سمت وضوح دور می شود.
ردیابی زمان سنتی و کاستی های آن
بیشتر سیستم های ردیابی زمان بر این فرض ساخته می شوند که کار در بلوک های واضح و خطی اتفاق می افتد. اما این به ندرت درست است. در واقع ، مدل سنتی 9 تا 5 دیگر منعکس کننده چگونگی انجام کار مردم نیست. افراد بیشتری به سمت روزهای کاری غیرخطی حرکت می کنند ، جایی که کارها به جای بلوک های زمانی سفت و سخت در سطح انرژی و پایین تر گسترش می یابد. کار به طور مرتب در جعبه های از پیش تعریف شده قرار نمی گیرد و مجبور می شود آن را مجبور به ایجاد مشکلات بیشتری نسبت به حل آن کند.
بنابراین وقتی ردیابی زمان نیاز به دقت دارد ، مردم یا آن را فریب می دهند یا آن را رها می کنند. زمان ورود به سیستم به وظیفه خاص خود تبدیل می شود ، اما یک کادر انتخاب دیگری در لیست انجام شده در حال حاضر بیش از حد انجام شده است. با گذشت زمان ، اعتماد به سیستم از بین می رود. این ابزارها به جای کمک به تیم ها در درک نحوه کار ، اصطکاک را اضافه می کنند ، نه بینش.
مسئله عمیق تر همان چیزی است که این سیستم ها برای اندازه گیری طراحی شده اند. آنها غالباً به جای ارائه نتایج معنی دار ، پاداش می دهند ، مانند ماندن آنلاین ، پاسخگو بودن و بررسی جلسات. تمرکز از انجام کار تغییر می کند تا نشان دهد که شما کار را انجام می دهید. و انواع کارهایی که در این سیستم ها در اولویت قرار می گیرند ، همیشه مواردی نیستند که مهمتر از همه هستند. سهم عظیمی از زمان صرف تعقیب به روزرسانی ها ، مدیریت اعلان ها ، پریدن بین ابزارها ، پاسخ به پیام های داخلی یا نشستن در جلسات تکراری می شود. در واقع ، 60 ٪ از زمان کارمندان اکنون به این نوع “کار در مورد کار” می رود. این توهم بهره وری را ایجاد می کند در حالی که تمرکز خود را از کارهای عمیق تر و با ارزش بالا دور می کند که در واقع پیشرفت را به دنبال دارد.
ابزارهای ردیابی زمان سنتی برای نحوه کار امروز ما ساخته نشده است. آنها در اطراف این ایده ساخته شده اند که کار پایدار و قابل پیش بینی است ، اما واقعیت تغییر ثابت ، همکاری و تغییر اولویت ها است. این بدان معناست که این ابزارها اغلب به ردیابی موارد اشتباه می پردازند. اگر ردیابی زمان مفید باشد ، باید بیش از فعالیت ورود به سیستم انجام شود. این باید به افراد کمک کند تا از وقت خود محافظت کنند ، از حواس پرتی ها بریده شوند و روی آنچه در واقع مهم است تمرکز کنند. تیم ها به ابزار انطباق دیگری احتیاج ندارند. آنها به چیزی احتیاج دارند که شفافیت در نحوه اتفاق واقعاً اتفاق می افتد.
جایی که AI در واقع می تواند کمک کند
هوش مصنوعی فرصتی برای تجدید نظر در ساختار و هدف ردیابی زمان ارائه می دهد. هدف نظارت بر مردم نیست. این برای درک چگونگی آشکار شدن کار است. با تجزیه و تحلیل منفعلانه الگوهای در میان ابزارها ، ارتباطات و گردش کار ، هوش مصنوعی می تواند تصویری واضح تر و دقیق تر از نحوه صرف زمان بدون اضافه کردن کارها یا ایجاد اختلال در جریان ایجاد کند.
به عنوان مثال ، هوش مصنوعی می تواند تشخیص دهد وقتی شخصی در تمرکز عمیق است یا به طور مداوم زمینه را تغییر می دهد و به روشهایی پاسخ می دهد که به حفظ بهره وری کمک می کند. این فقط به زمان صرف شده در جلسات یا هماهنگی گزارش نمی شود. این الگوهای را در زمان واقعی سطح می کند ، مانند مدت زمان بهبودی پس از وقفه یا هنگامی که بار کار به سمت فرسودگی شروع می شود. این بینش ها به موقع برای پشتیبانی از اصلاحات دوره اواسط روز هستند ، خواه این به معنای تعویض وظایف ، قدم گذاشتن برای استراحت یا تنظیم اولویت ها باشد.
به همان اندازه مهم ، هوش مصنوعی می تواند با سبک های کار فردی سازگار شود. برخی از افراد در اوایل صبح بیشترین تولید را دارند ، برخی دیگر در روزهای متمرکز در روز. سیستمهایی که به جای تحمیل یک ساختار سفت و سخت ، به این ریتم ها یاد می گیرند و تنظیم می کنند ، به حفظ انرژی و جلوگیری از خستگی کمک می کنند.
خوب استفاده شده ، هوش مصنوعی اصطکاک را از ردیابی زمان سنتی با از بین بردن تایمرها ، ورودی دستی و تلاش اضافی حذف می کند. ابزارهایی مانند اوایل AI Time Tracker با بی سر و صدا در پس زمینه ، این امکان را فراهم می کند ، به طور خودکار نحوه صرف زمان در جلسات ، ابزارها و وظایف را انتخاب می کند. این قطع نمی شود یا کسی را ملزم به تغییر نحوه کار خود نمی کند. درعوض ، این دیدگاه روشنی را در مورد اینکه روز به کجا می گذرد ، ارائه می دهد و به مردم کمک می کند تا از وقت خود محافظت کنند و متمرکز شوند.
برای افراد ، این به معنای دیدن خرابی یا حواس پرتی است که اتفاق می افتد ، بنابراین هنوز زمان تنظیم وجود دارد. برای تیم ها ، این یک دیدگاه مشترک و با حمایت از داده ها را ایجاد می کند که چگونه کار در واقع اتفاق می افتد بدون تکیه بر گزارش خود. تشخیص این امر باعث می شود که هماهنگی در حال کند شدن کارها باشد ، جایی که افراد خیلی نازک کشیده می شوند ، یا جایی که زمان به کار کم عمق می رود. مقدار در ردیابی به خاطر ردیابی نیست. این در زمان قابل مشاهده است تا بتواند از آن بهتر استفاده شود.
این بینش ها همچنین به تیم ها فضای می دهند تا قبل از تشدید مشکلات ، مکث و تأمل کنند. هنگامی که الگوهای زمانی مشخص است ، مشاهده آنچه در حال کشیدن انرژی است آسان تر می شود: بسیاری از جلسات ایستاده ، دست و پاگیر ناکارآمد یا نشانه های خستگی در حال نصب. فرسودگی فرسودگی یک شبه ظاهر نمی شود. این مجموعه از طریق یک سری ناکارآمدی های کوچک و نادیده گرفته می شود. و هزینه نادیده گرفتن آن شیب دار است: برخی تخمین ها هزینه های مراقبت های بهداشتی فرسودگی را در آن قرار می دهند 190 میلیارد دلار در سالبشر بنابراین ، گرفتن چیزهای کوچک در اوایل فقط برای بهزیستی تیم مناسب نیست. این یک مسئله خط پایین است.
آیا هوش مصنوعی اولین قدم به سمت رویکرد انسانی تر به بهره وری است؟
در نهایت ، هوش مصنوعی جایگزین قضاوت انسانی نمی شود ، اما آن را با داده های واقعی پشتیبانی می کند. با نشان دادن زمان از بین رفتن ، جایی که تمرکز در آن تجزیه می شود ، و در کجا انرژی تخلیه می شود ، به تیم ها وضوح می دهد تا تصمیمات هوشمندانه تری بگیرند. این در مورد کنترل نیست ؛ این در مورد برقراری تماس های بهتر بر اساس چگونگی اتفاق کار است. هدف ردیابی زمان نباید در مورد فشردن تولید بیشتر از هر ساعت باشد. این باید در مورد کمک به افراد در استفاده از وقت خود با قصد بیشتر باشد. مؤثرترین سیستم ها افراد را برای بهینه سازی مداوم تحت فشار قرار نمی دهند.
بهره وری واقعی مربوط به همیشه انجام کارهای بیشتر نیست. این در مورد سرمایه گذاری انرژی است که در آن حساب می شود و در فضا ایجاد می شود تا این کار را به خوبی انجام دهد. این امر با تجدید نظر در وهله اول شروع می شود – نه برای کنترل زمان ، بلکه برای محافظت از آن.
